Do nového roku bez papíru s ryze elektronickou kanceláří
Já vím, pořád tady řeším směr papír, tužka, pero, zápisník, ale napadlo mě zamyslet se nad tím, jak rychle přejít na zcela bezpapírovou kancelář. Překvapivé, že? 
Představy našich předků o nás byly velmi odvážné. Ještě v osmdesátých letech jsme mohli ve filmech vidět odvážné vize, kdy hlavní hrdinové důležitě (za plynulého monologu a za zuřivého bušení do klávesnice) vyhledávali důležitá data, zatímco se za nimi skvěla většinou ohromná černá plocha plná poblikávajících kontrolek. A když byli nuceni vyběhnout do terénu, většinou s sebou měli malý komunikátor, třeba v podobě hodinek, který byl schopen v poklusu nejen zaznamenávat jejich jedinečné myšlenky, ale byl schopen i zprostředkovávat hovor a důležitá data pro zvládnutí mise!
V dnešní informační době, jak tak koukám, spotřeba papíru neustále stoupá, diáře a zápisníky, zdá se, nemají zatím odzvoněno a laserové tiskárny jsou schopné do minuty vychrlit ještě více kopií než včera.
Pojďme se podívat na to, jak se bez papíru obejít úplně a šetřit tak naše lesy.
Pořizování poznámek
Kdo z vás psaní rukou přece jen neodolá, může zkusit výhody elektronického pera Live-scribe. Píšete po speciálním papíru (i ve formě zápisníku) a pero si vše co napíšete ukládá. Doma potom data přesunete do počítače a veškeré poznámky tak jak jste je napsali máte v něm bezpečně uložené. Nic nebrání vaší fantazii jak s nimi dále nakládat.
Pero lze samozřejmě odložit a nosit s sebou jen notebook, či tablet. Na ipadu lze pořizovat poznámky pomocí mnoha aplikací. Mě se osvědčil Notes Plus, který docela dobře ovládá psací písmo. To stačí naškrábat na displej. Pro psaní na klávesnici lze dobře použít třeba tuto bezdrátovou. Do školy ideální kombinace, iPad i klávesnice totiž vydrží bez nabíjení celé školní vyučování a ještě si zahrajete hru, či shlédnete super film.
Kam ukládat data, poznámky, kopie, soubory
Když jsem se dříve podíval na svůj pracovní stůl, nacházely se na něm různé poznámky, papíry, doklady a formuláře poházené na všemožných místech. Stačil pak zavést jednoduchý systém přihrádek dle GTD a bylo vystaráno.
Udělejte to tak i v počítačové verzi. Zkuste Evernote. A nebojte se připlatit na placenou verzi. Z Evernote se pak stane bezedný přihrádkovník, kde se vleze úplně všechno. Mít informace na různých místech znamená časem totální chaos a člověk nikdy nic rychle nenajde.
Přísaha – Ode mne ani jeden papír
Moji rodiče provozuji hotel. Když přijde E-mail s objednávkou ubytování, táta jej přijme do poštovního klienta, vytiskne na papír a zanese mámě k dalšímu zpracování. Ta provede zápis do tzv. ubytovací plachty, na nový papír ručně napíše několik poznámek, který zanese tátovi. Ten na jejich základě vytvoří odpověď a zájemci o super ubytování E-mail odešle.
Ono to sice funguje, ale pojďme to zkusit bez toho papírového mezi-kusu!
Například fakturování. Lidi na volné noze by mohli uvítat Fakturoid. Sám jej používám a nemám s ním jediný problém.
Vystavíte fakturu a adresátovi odešlete jen mail s odkazem, kde si ji můžou v pdf stáhnoutt, případně rovnou vytisknout.
Když někomu máte předat nějaký dokument, proč mu jej nevytisknout jen do PDF formátu a ten odeslat do jeho E-mailové schránky? Určitě má tiskárnu a barevnou, takže si bude moci udělat kopií kolik bude chtít.
Sběr dat na cestách
Mám jeden velký problém – dejte mi papír a do půl hodiny nevím, kam jsem jej založil. Tak je všechny „blejsknu“ mobilem a je vystaráno.
Pro digitalizaci různých informací lze s výhodou použít dnešní chytré telefony. Já jsem pořídil Docscanner. Je pro iPhone, Mac , či Android a díky němu velice lehce okopírujete (doslova jako pravý James Bond) jakýkoliv papír, fakturu, či plakát vaší oblíbené skupiny.
Ke stolu je samozřejmě vhodnější nějaká pěkná kopírka / scanner. Scanner bezezbytku využijeme také pro? Prvotní debordelizaci!
Debordelizace
Je čas vyhradit si některé víkendové odpoledne, doprostřed pracovny umístit velký inbox v podobě třeba bedničky od banánů, kolem seřadit všechny šanony a složky a začít s digitalizací všeho, co má smysl do budoucna archivovat.
Před tím, cestou domů, zajděte do prodejny elektroniky a kupte nějaký vhodný scanner. Třeba něco jako Fujitsu ScanSnap S1300, který umí stiskem jednoho tlačítke vytvořit prohledávatelné pdf, obrázky a nebo editovatelné Word a Excelové soubory.
Výhodou je, že stohy papírů proberete a spoustu to ho vyhodíte (skartovací stroj?) a zbytek zdigitalizujeme a postupně přeuspořádáme v Evernote. Zbylé papíry naskládejte zpět do šanonů a odneste například do sklepa.
Jestli jsem na něco zapomněl, napište mi. Pomocí chytrých telefonů, tabletů a aplikací si člověk ten život může převelice ulehčit a zpříjemnit. Do svého opravdového papírového zápisníku si už potom může psát třeba jen pro radost.
